การควบคุมภายในและการกำกับการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์

ปตท.สผ. มีสภาพแวดล้อมของการควบคุมที่เหมาะสมและเพียงพอต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินธุรกิจอีกทั้งส่งเสริมให้มีการสร้างจิตสำนึกและบรรยากาศของการควบคุมภายใน โดยยึดมั่นการดำเนินธุรกิจภายใต้หลักการกำกับดูแลกิจการที่ดีและจริยธรรมธุรกิจ เพื่อไปสู่เป้าหมาย “เติบโต รุ่งเรือง มั่นคง ยั่งยืน สง่างาม” มีคณะกรรมการบริษัท ทำหน้าที่กำกับดูแลและพัฒนาการควบคุมภายใน รวมถึงการกำหนดโครงสร้างองค์กร สายงานการบังคับบัญชา และความรับผิดชอบอย่างเหมาะสมกับการดำเนินงาน

นอกจากนี้ ปตท.สผ. ได้ให้ความสำคัญในเรื่องการบริหารทรัพยากรบุคคล โดยได้กำหนดระเบียบการบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งนี้ ปตท.สผ. มีความมุ่งมั่นในการสรรหา พัฒนา และรักษาไว้ซึ่งบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ เพื่อให้สามารถสนับสนุนธุรกิจ และรองรับการเติบโตของบริษัทฯ ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว รวมทั้งกำหนดความรับผิดชอบในเรื่องของการควบคุมภายในเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ขององค์กรอีกด้วย

ปตท.สผ. ให้ความสำคัญกับการบริหารความเสี่ยง โดยแต่งตั้งคณะกรรมการบริหารความเสี่ยงเพื่อทำหน้าที่กำหนดนโยบาย และขอบเขตความเสี่ยงที่องค์กรยอมรับได้ รวมถึงกำกับดูแลให้การบริหารความเสี่ยงเป็นไปอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิผล ปตท.สผ. ได้นำแนวทางการบริหารความเสี่ยงตามมาตรฐานสากล ISO 31000 และ COSO Enterprise Risk Management (ERM) มาประยุกต์ใช้และได้มีการบริหารความเสี่ยงทั่วทั้งองค์กร โดยได้พิจารณาความเสี่ยงทุกประเภท รวมถึงโอกาสที่จะเกิดการทุจริต และการเปลี่ยนแปลงที่มีนัยสำคัญที่อาจจะกระทบกับการดำเนินธุรกิจ เพื่อให้สามารถบริหารจัดการความเสี่ยงได้ทันเหตุการณ์

ปตท.สผ. กำหนดมาตรการควบคุมที่เพียงพอกับระดับความเสี่ยงที่ยอมรับได้ และเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมหรือกิจกรรมของหน่วยงานนั้น ๆ โดยจัดให้มีมาตรการควบคุมที่เหมาะสม ทั้งการควบคุมเชิงป้องกัน (Preventive Control) การควบคุมเชิงค้นหา (Detective Control) และการควบคุมเชิงแก้ไข (Corrective Control) เพื่อจัดการความเสี่ยง เช่น มีมาตรการควบคุมผ่านทางนโยบายและกระบวนการปฏิบัติงาน มีมาตรการควบคุมด้วยระบบเทคโนโลยี การปรับโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสม โดยมีการทบทวนและปรับปรุงมาตรการควบคุมและกระบวนการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ นอกจากนี้ ปตท.สผ. ยังส่งเสริมให้พนักงานตระหนักถึงความสำคัญของการปฏิบัติตามมาตรการควบคุม ข้อกำหนด กฎระเบียบ และกฎหมายที่เกี่ยวข้องอย่างเคร่งครัด เพื่อให้ระบบการควบคุมภายในมีประสิทธิผลตามที่ได้ออกแบบไว้

ปตท.สผ. ให้ความสำคัญกับระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล โดยจัดให้มีระบบประมวลผลข้อมูลที่มีคุณภาพเหมาะสม และเพียงพอต่อการดำเนินงานและการตัดสินใจ กล่าวคือ มีความถูกต้อง ครบถ้วน เป็นปัจจุบัน เข้าถึงได้ง่าย ปลอดภัยตรวจสอบได้ มีเสถียรภาพ มีการกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ให้บุคคลที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับ รวมถึงกำหนดชั้นความลับของเอกสารเพื่อป้องกันการเผยแพร่ข้อมูลสำคัญและเป็นความลับของบริษัทฯ นอกจากนี้ ปตท.สผ. ยังมีช่องทางและกระบวนการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพื่อสนับสนุนให้ระบบการควบคุมภายในของบริษัททำงานได้ตามที่กำหนดไว้ และมีช่องทางการสื่อสารเพื่อให้พนักงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถแจ้งเรื่องร้องเรียนแก่บริษัทฯ ได้อย่างปลอดภัย มีการเก็บรักษาข้อมูลเป็นความลับ รวมถึงมีการให้ความคุ้มครองผู้แจ้งเรื่องร้องเรียน และบุคคลที่เกี่ยวข้องให้ได้รับความเป็นธรรมตามระเบียบการรับเรื่องร้องเรียนและการให้ความคุ้มครองของบริษัทฯ ซึ่งมีการปรับปรุงแก้ไขอย่างสม่ำเสมอ

ปตท.สผ. มีการติดตามและประเมินผลระบบการควบคุมภายในอย่างสม่ำเสมอ ทั้งในรูปแบบการติดตามผลระหว่างการปฏิบัติงานและการประเมินผลอิสระ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการควบคุมภายในมีประสิทธิผลและเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมและความเสี่ยงที่เปลี่ยนแปลงไป บริษัทฯ ได้กำหนดแผนการปรับปรุงและผู้รับผิดชอบหากพบข้อบกพร่องเพื่อดำเนินการแก้ไขอย่างทันเหตุการณ์ ทั้งนี้ บริษัทฯ ได้จัดให้มีการประเมินการควบคุมภายในด้วยตนเองทั้งในระดับองค์กรและระดับกระบวนการเป็นประจำทุกปี นอกจากนี้ ยังมีการสอบทานและเสนอแนะข้อปรับปรุงโดยสายงานตรวจสอบ ซึ่งเป็นหน่วยงานอิสระที่รายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ เพื่อให้มั่นใจว่าระบบการกำกับดูแลการควบคุมภายในมีความเพียงพอและมีประสิทธิผล